Archiviazione dei documenti in casa, i consigli per un riordino efficace

Tenere i documenti sistemati in casa è fondamentale non solo ai fini fiscali, per eventuali controlli, ma anche per poter trovare una bolletta, senza esser costretti, ogni volta, a setacciare tutta casa. Ecco i nostri consigli

L’archiviazione dei documenti di casa è uno dei lavori più importanti da svolgere, soprattutto per organizzare bollette, fatture, documenti della banca, buste paga ecc. Sistemare i documenti è fondamentale non solo ai fini fiscali, per eventuali controlli ma, anche per poter trovare una bolletta, senza dover setacciare tutta casa. Vediamo alcune strategie per ordinarli in modo semplice e immediato.

Scegliere lo spazio adatto

Trovate uno spazio adatto per poter mettere i documenti che andrete ad archiviare, che sia in un armadio, in una credenza, in una cassapanca o in un mobile della cucina poco importa, avrete bisogno di un unico luogo dove mettere la corrispondenza e dovrà essere l’unico punto di riferimento. La conservazione di alcuni documenti durerà per molti anni, quindi, valutate uno spazio non troppo piccolo.

Materiale e strumenti necessari

Dopo aver scelto lo spazio in cui andrete a conservare i documenti di casa, preparate ed acquistate ciò che serve per riorganizzarli:

  • faldoni o raccoglitori ad anelli;

  • cartelline trasparenti con i buchi;

  • penne colorate;

  • spillatrice.

Organizzare i documenti di casa

Raccogliete tutti i documenti e cominciate a suddividerli in grossi gruppi, per esempio:

  • banca;

  • documenti automobile;

  • utenze o bollette o fatture;

  • lavoro;

  • personali e salute;

  • casa;

  • dichiarazioni dei redditi;

  • garanzie e libretti delle istruzioni (allega ai libretti i relativi scontrini o fatture di acquisto).

Divisione in sottogruppi

Dividete i documenti in sottogruppi e inseriteli in cartelline differenti, come ad esempio:

  • Banca: ogni anno in una cartellina.

  • Automobile: contratto di acquisto o eventuale leasing, documenti di demolizione o vendita; documenti dell’automobile (fotocopie del libretto di circolazione e dell’assicurazione, certificato di proprietà in originale); bollo; assicurazione; multe.

  • Bollette: contratti di attivazione utenze; luce; acqua; gas; televisione; telefono.

  • Lavoro: cedolini delle buste paga; eventuali richieste INPS; comunicazioni varie.

  • Documenti personali e della salute: documenti d’identità (conservare una copia di tutti i documenti d’identità, utili in caso di smarrimento e segnare sul calendario le scadenze da ricordare); referti di analisi e visite cliniche.

  • Documenti della casa: canone tv; contratti di affitto, con relativi pagamenti; spese condominiali; rogito notarile (se la casa è di proprietà); assicurazione della casa; ICI/IMU.

  • Dichiarazioni dei redditi: una cartellina per ogni anno in cui inserirai sia la dichiarazione che i relativi documenti utilizzati per compilarla; cartelle esattoriali; comunicazioni varie.

Riordinare per data

I documenti di questi sottogruppi, dovrete poi riordinarli per data, dal basso (i più vecchi) all’alto (i più recenti), così da avere in vista gli ultimi documenti ed inserirli nelle cartelline. Inserite poi, in ogni faldone, le relative cartelline, scrivete sul faldone il contenuto e posizionateli nel luogo stabilito.

Idea creativa e riassuntiva

Se volete rendere questo lavoro più piacevole, create una copertina per ogni cartellina e scrivete i dati più importanti ed utili. Per le bollette, ad esempio, su un foglio bianco scrivete i seguenti dati, vi serviranno per avere subito a colpo d’occhio ciò che ti può interessare:

  • utenza fornita;

  • data inizio fornitura (data del contratto);

  • numero contatore o codice servizio oppure numero contratto;

  • frequenza fatturazione;

  • totale delle fatture di ogni anno.

Tempi di conservazione dei documenti di casa

I periodi sono stabiliti dalla legge, e sono differenti in base al tipo di documento che si deve conservare. Ad inizio anno fate un veloce controllo ed eliminate i documenti che ormai non servono più, ricordandovi di utilizzare un distruggi documenti per rendere illeggibili le informazioni ed i dati personali.

Dove acquistare gli strumenti per riordinare i tuoi documenti a Trieste

  • Az Carta - Cartoleria (Via S. Francesco d’Assisi, 7)

  • Cartoleria L’Acquarello (Via dei Giacinti, 36)

  • Giocoscuola (Via dell’Istria, 84)

  • Cartoleria Office 31 (Via Fabio Severo, 31)

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